Hvorfor har vi en dashboard ansvarlig? #
CO digital arbejder ud fra forskellige udvalg i service. Det er vigtigt, vi har et overblik over de dagligt indkommende sager. Det skal vi bl.a. for at sikre pipeline på omsætningen, agere hurtigt på hastesager og ’holde orden’ i dashbord.
Rollen som dashboard ansvarlig går på tur i teamet.
Prioliste #
For at sikre, at vi tager de mest presserende sager først, arbejder vi ud fra et prioriteringssystem. Det skal sikre, at vi har fokus på både de mest presserende sager, men også de rigtige sager, ud fra forskellige parametre.
Vi skal vurdere sagerne ud fra flere parametre.
- Hvornår er sagen kommet ind?
- Hvad omhandler sagen?
- Hvornår skal kampagnen starte?
- Hvor længe varer kampagnen?
- Hvilken type kampagne er det?
- Hvad kræves for kampagnen kan starte?
- Er kampagnen bestilt over deadline?
- Hvor stort er ordrebeløbet?
Der er ikke et endeligt facit på, hvordan sagerne skal prioriteres, da det vil være et mix af parametre. Erfaring i opgaverne vil være den primær faktor for en god prioritering. Ovenstående kan være en rettesnor. Er du i tvivl om en prioritering, så spørg gerne en kollega eller din leder.
Udvalg #
- Hoved-udvalg: Her ligger alle indkommende sager
- Høj prio – i dag: Sager som skal enten bookes, eller der skal tages action på den. Her kan der laves endnu en prioritering i form af prioriteten ’Haster’. Det betyder, at sager markeret med ’Haster’ skal tages først af sagerne på dagen.
- Middel prio – i denne uge: Disse sager skal lave i den pågældende uge.
Dine opgaver som dashboard ansvarlig
#
1. På alle indkommende sager i hoved-udvalget, redigerer du navnet på sagen, så startdato fremgår.
Kan der ikke sættes en startdato, noteres der i stedet ’asap’. Eks.:
2. Ud fra hovedudvalget skal du prioritere sagerne i Høj prio.
Det er sager, som skal tages samme dag. Her kan der laves endnu en prioritering i form af prioriteten ’Haster’. Det betyder, at sager markeret med ’Haster’ skal tages først af sagerne på dagen.
Det er dit ansvar at følge op på, det bliver gjort. Er der ingen, som kan tage sagen, skal der sendes en besked til medierådgiveren, om at kampagne opstart kan blive forsinket eller på anden måde tages passede action.
3. Ud fra hovedudvalget skal du prioritere sager i Middel prio.
Det er sager, som skal tages i den pågældende uge for at afviklingen kan nå at starte.
4. Indkommende sager skal faktureres.
Marker med stjerne, når det skal faktureres. Studiemedhjælperne skal derefter fakturere. Se proces for fakturering længere nede.
5. Tjek fratrådte medarbejderfilter. Sager som er åbne, lægges i ufordelt og prioriteres.
6. Spørgsmål, mindre sager og generel ’orden’ i hovedudvalget.
Igennem dagen kigger du hovedudvalg igennem og fortsætter med prioritering. Derudover tager du selv mindre sager, som du kan afslutte med det samme.
F.eks. spørgsmål, du kan svare på med det samme. Kan du se, der mangler afklaring på en sag, før en kollega overhovedet kan gå i gang, må du gerne svare MR og starte en afklaring, uden du behøver tage sagen. Sager der hører sammen, flettes.
Når du er dashboard ansvarlig, opretter du en sag i service, og lukker på dagen.
Produkt: Digital – Kategori: Halv dag. Notér på sagen ’Dashboard ansvarlig)
Proces for fakturering #
1. Sager som skal faktureres markeres med en *
I kan ændre teksten i overskriften ved at redigere sagen.
2. I holder selv øje med hoved-udvalget efter sagerne. (Team Digital Medieaktivering – ufordelte sager) Fakturer ud fra bookingen, ikke d.d.
3. Når det er faktureret, laver i en note på sagen med teksten:
CA#xxxxxxxx
Husk at sæt dig som sagsbehandler
4. Fjern derefter * ved at redigere sagen igen.